CaseActive é um sistema de gerenciamento de casos projetado para agilizar os fluxos de trabalho administrativos. A implementação de modelos de biblioteca e automação em tais sistemas pode aumentar significativamente a eficiência, minimizando tarefas repetitivas, garantindo consistência e reduzindo erros humanos.
Modelos de biblioteca
Os modelos de biblioteca são documentos ou formulários pré-concebidos e reutilizáveis que padronizam e automatizam tarefas diárias. No contexto do CaseActive, esses modelos podem incluir:
- Documentos
- Correspondência
- Formulários de gerenciamento de caso
- Assinaturas Repetitivas
- Tarefas
- Notas e
- Postagens de feed
Benefícios :
- Consistência : Garante que todos os documentos cumpram padrões firmes e requisitos legais.
- Eficiência : Reduz o tempo gasto na elaboração de documentos repetitivos.
- Precisão : Minimiza erros usando texto e formatação pré-aprovados.
Automação
A automação envolve o uso de tecnologia para realizar tarefas sem intervenção humana. No CaseActive, a automação pode ser aplicada a diversos processos:
- Geração de Documentos : Preenchimento automático de modelos com dados específicos do cliente.
- Agendamento de tarefas : lembretes automatizados e atribuições de tarefas com base nos cronogramas dos casos.
- Entrada de dados : Inserção automática de dados de formulários no sistema de gerenciamento de casos.
- Comunicação : Envio de e-mails e notificações automatizados para clientes e membros da equipe.
- Casos ociosos : se os casos não tiverem nenhuma atividade após x dias, você poderá postar uma mensagem automaticamente
- Aniversários : Case Active também envia desejos aos usuários em seus aniversários automaticamente.
Benefícios :
- Economia de tempo : libera a equipe para se concentrar em tarefas mais complexas que exigem julgamento humano.
- Redução de erros : elimina o risco de erros manuais de entrada de dados.
- Atendimento ao cliente aprimorado : Garante uma comunicação oportuna e consistente com os clientes.
Cortando etapas repetíveis
Ao aproveitar modelos de biblioteca e automação, CaseActive pode eliminar muitas etapas repetíveis no processo de gerenciamento de casos:
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Entrada inicial do cliente
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- Modelos : Use formulários de admissão padrão para coletar informações.
- Automação : preencha automaticamente o sistema de gerenciamento de casos com dados de entrada.
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Preparação de documentos
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- Modelos : crie uma biblioteca de documentos jurídicos padrão.
- Automação : Preencher documentos automaticamente com detalhes do cliente e do caso, reduzindo o tempo de elaboração.
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Gerenciamento de tarefas
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- Modelos : padronize listas de tarefas para diferentes tipos de casos.
- Automação : atribua tarefas automaticamente e defina prazos com base no andamento do caso.
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Atualizações do cliente
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- Modelos : pré-escreva atualizações diárias do cliente.
- Automação : programe atualizações regulares para serem enviadas automaticamente conforme o caso avança.
Estratégia de Implementação
- Identifique tarefas repetíveis : audite os fluxos de trabalho atuais para identificar tarefas executadas repetidamente.
- Desenvolva modelos : crie e teste modelos para essas tarefas para garantir que atendam aos padrões e requisitos.
- Integre ferramentas de automação : use os recursos de automação integrados do CaseActive ou integre ferramentas de automação de terceiros.
- Treinar a equipe : forneça treinamento para garantir que a equipe possa usar os novos modelos e ferramentas de automação de maneira eficaz.
- Monitore e otimize : monitore o desempenho do sistema e ajuste modelos e regras de automação conforme necessário.
Mantendo os clientes engajados
Esses recursos ajudam a manter os clientes engajados, minimizando suas tarefas manuais e mantendo tudo bem gerenciado.
Conclusão
A implementação de modelos de biblioteca e automação no CaseActive pode levar a eficiências significativas ao padronizar processos, reduzir o trabalho manual e garantir qualidade consistente. Isso aumenta a produtividade e permite que os profissionais se concentrem em tarefas de maior valor, melhorando, em última análise, o atendimento ao cliente e os resultados dos casos.