CaseActive to system zarządzania sprawami zaprojektowany w celu usprawnienia procesów administracyjnych. Wdrażanie szablonów bibliotek i automatyzacja w takich systemach może znacznie zwiększyć wydajność poprzez minimalizację powtarzalnych zadań, zapewnienie spójności i ograniczenie błędów ludzkich.

Szablony bibliotek

Szablony bibliotek to wstępnie zaprojektowane dokumenty lub formularze do ponownego wykorzystania, które standaryzują i automatyzują codzienne zadania. W kontekście CaseActive szablony te mogą obejmować:

• Dokumenty
• Korespondencja
• Formularze zarządzania sprawami
• Powtarzające się podpisy
• Zadania
• Notatki i
• Wpisy na kanałach

Korzyści :

• Spójność : zapewnia zgodność wszystkich dokumentów z ustalonymi standardami i wymogami prawnymi.
• Wydajność : skraca czas spędzony na sporządzaniu powtarzalnych dokumentów.
• Dokładność : minimalizuje błędy dzięki zastosowaniu wstępnie zatwierdzonego tekstu i formatowania.

Automatyzacja

Automatyzacja polega na wykorzystaniu technologii do wykonywania zadań bez interwencji człowieka. W CaseActive automatyzację można zastosować do różnych procesów:

• Generowanie dokumentów : automatyczne wypełnianie szablonów danymi specyficznymi dla klienta.
• Planowanie zadań : automatyczne przypomnienia i przydzielanie zadań na podstawie harmonogramu spraw.
• Wprowadzanie danych : Automatyczne wprowadzanie danych z formularzy do systemu zarządzania sprawami.
• Komunikacja : Wysyłanie automatycznych e-maili i powiadomień do klientów i członków zespołu.
• Bezczynne sprawy : jeśli sprawy nie wykazały żadnej aktywności przez x dni, możesz automatycznie opublikować wiadomość
• Urodziny : Case Active automatycznie wysyła także życzenia użytkownikom z okazji ich urodzin.

Korzyści :

• Oszczędność czasu : pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zadaniach wymagających ludzkiej oceny.
• Redukcja błędów : Eliminuje ryzyko błędów podczas ręcznego wprowadzania danych.
• Lepsza obsługa klienta : zapewnia terminową i spójną komunikację z klientami.

Wycinanie powtarzalnych kroków

Wykorzystując szablony bibliotek i automatyzację, CaseActive może wyeliminować wiele powtarzalnych kroków w procesie zarządzania sprawami:

• Początkowe przyjęcie klienta :
  • Szablony : Do gromadzenia informacji używaj standardowych formularzy przyjmowania wniosków.
  • Automatyzacja : automatycznie wypełniaj system zarządzania sprawami danymi wejściowymi.
• Przygotowanie dokumentu :
  • Szablony : utwórz bibliotekę standardowych dokumentów prawnych.
  • Automatyzacja : automatyczne wypełnianie dokumentów szczegółami klienta i sprawy, skracając czas tworzenia dokumentów.
• Zarządzanie zadaniami :
  • Szablony : Standaryzuj listy zadań dla różnych typów spraw.
  • Automatyzacja : Automatycznie przypisuj zadania i ustalaj terminy na podstawie postępu sprawy.
• Aktualizacje klienta :
  • Szablony : Wstępnie zapisuj codzienne aktualizacje klienta.
  • Automatyzacja : Zaplanuj regularne aktualizacje, które będą wysyłane automatycznie w miarę postępu sprawy.

Strategia wdrażania

• Identyfikuj powtarzalne zadania : Przeprowadź audyt bieżących przepływów pracy, aby zidentyfikować zadania wykonywane wielokrotnie.
• Opracuj szablony : Twórz i testuj szablony dla tych zadań, aby upewnić się, że spełniają standardy i wymagania.
• Zintegruj narzędzia automatyzacji : użyj wbudowanych funkcji automatyzacji CaseActive lub zintegruj narzędzia automatyzacji innych firm.
• Szkolenie personelu : Zapewnij szkolenie, aby mieć pewność, że personel będzie mógł skutecznie korzystać z nowych szablonów i narzędzi automatyzacji.
• Monitoruj i optymalizuj : Monitoruj wydajność systemu i w razie potrzeby dostosowuj szablony i reguły automatyzacji.

Utrzymywanie zaangażowania klientów

Funkcje te pomagają utrzymać zaangażowanie klientów, minimalizując ich ręczne zadania i zapewniając dobre zarządzanie wszystkim.

Wniosek

Wdrażanie szablonów bibliotek i automatyzacja w CaseActive może prowadzić do znacznej wydajności poprzez standaryzację procesów, ograniczenie pracy ręcznej i zapewnienie stałej jakości. Zwiększa to produktywność i pozwala profesjonalistom skoncentrować się na zadaniach o wyższej wartości, ostatecznie poprawiając obsługę klienta i wyniki spraw.