CaseActive は、管理ワークフローを効率化するために設計されたケース管理システムです。このようなシステムにライブラリ テンプレートと自動化を実装すると、反復的なタスクを最小限に抑え、一貫性を確保し、人的エラーを減らすことで、効率を大幅に向上できます。

ライブラリテンプレート

ライブラリ テンプレートは、日常のタスクを標準化および自動化する、事前に設計された再利用可能なドキュメントまたはフォームです。CaseActive のコンテキストでは、これらのテンプレートには次のものが含まれます。

• 文書
• 対応
• ケース管理フォーム
• 繰り返し署名
• タスク
• メモと
• フィード投稿

利点：

• 一貫性: すべての文書が会社の基準と法的要件に準拠していることを確認します。
• 効率性: 繰り返しの文書の作成にかかる時間を削減します。
• 正確性: 事前に承認されたテキストと書式設定を使用することでエラーを最小限に抑えます。

オートメーション

自動化とは、テクノロジーを使用して人間の介入なしにタスクを実行することです。CaseActive では、さまざまなプロセスに自動化を適用できます。

• ドキュメント生成: クライアント固有のデータを使用してテンプレートを自動的に入力します。
• タスクのスケジュール設定: ケースのタイムラインに基づいて、自動リマインダーとタスクの割り当てを行います。
• データ入力: フォームからケース管理システムにデータを自動的に入力します。
• コミュニケーション: クライアントとチーム メンバーに自動メールと通知を送信します。
• アイドルケース: x日後にケースにアクティビティがない場合、メッセージを自動投稿できます
• 誕生日: Case Active は、ユーザーの誕生日に自動的にお祝いのメッセージも送信します。

利点：

• 時間の節約: スタッフが人間の判断を必要とするより複雑なタスクに集中できるようになります。
• エラー削減: 手動データ入力エラーのリスクを排除します。
• 顧客サービスの向上: 顧客とのタイムリーで一貫したコミュニケーションを保証します。

繰り返しのステップの削除

ライブラリ テンプレートと自動化を活用することで、CaseActive はケース管理プロセスにおける多くの繰り返し手順を削減できます。

• 最初のクライアントの受け入れ:
  • テンプレート: 標準の摂取フォームを使用して情報を収集します。
  • 自動化: ケース管理システムに受入データを自動的に入力します。
• 書類準備:
  • テンプレート: 標準的な法的文書のライブラリを作成します。
  • 自動化: クライアントとケースの詳細をドキュメントに自動入力し、作成時間を短縮します。
• タスク管理:
  • テンプレート: さまざまなケース タイプのタスク リストを標準化します。
  • 自動化: ケースの進行状況に基づいてタスクを自動的に割り当て、期限を設定します。
• クライアントアップデート:
  • テンプレート: 毎日のクライアント更新を事前に記述します。
  • 自動化: ケースの進行に応じて定期的な更新が自動的に送信されるようにスケジュールします。

実装戦略

• 繰り返し可能なタスクを特定する: 現在のワークフローを監査して、繰り返し実行されるタスクを特定します。
• テンプレートの開発: これらのタスクのテンプレートを作成し、テストして、標準と要件を満たしていることを確認します。
• 自動化ツールの統合: CaseActive の組み込み自動化機能を使用するか、サードパーティの自動化ツールを統合します。
• スタッフのトレーニング: スタッフが新しいテンプレートと自動化ツールを効果的に使用できるようにトレーニングを提供します。
• 監視と最適化: システムのパフォーマンスを監視し、必要に応じてテンプレートと自動化ルールを調整します。

顧客の関心を維持する

これらの機能は、手動タスクを最小限に抑え、すべてを適切に管理することで、クライアントの関与を維持するのに役立ちます。

結論

CaseActive にライブラリ テンプレートと自動化を実装すると、プロセスの標準化、手作業の削減、一貫した品質の確保によって、大幅な効率化が実現します。これにより生産性が向上し、専門家はより価値の高いタスクに集中できるようになり、最終的にはクライアント サービスとケースの結果が向上します。