CaseActive è un sistema di gestione dei casi progettato per semplificare i flussi di lavoro amministrativi. L'implementazione di modelli di libreria e di automazione in tali sistemi può migliorare significativamente l'efficienza riducendo al minimo le attività ripetitive, garantendo la coerenza e riducendo l'errore umano.

Modelli di libreria

I modelli di libreria sono documenti o moduli predefiniti e riutilizzabili che standardizzano e automatizzano le attività quotidiane. Nel contesto di CaseActive, questi modelli potrebbero includere:

• Documenti
• Corrispondenza
• Moduli di gestione dei casi
• Firme ripetitive
• Compiti
• Note e
• Messaggi di feed

Benefici :

• Coerenza : garantisce che tutti i documenti aderiscano agli standard aziendali e ai requisiti legali.
• Efficienza : riduce il tempo impiegato nella stesura di documenti ripetitivi.
• Precisione : riduce al minimo gli errori utilizzando testo e formattazione preapprovati.

Automazione

L’automazione implica l’utilizzo della tecnologia per eseguire attività senza intervento umano. In CaseActive l'automazione può essere applicata a diversi processi:

• Generazione di documenti : popolamento automatico di modelli con dati specifici del cliente.
• Pianificazione delle attività : promemoria automatizzati e assegnazioni di attività in base alle tempistiche dei casi.
• Inserimento dati : inserimento automatico dei dati dai moduli nel sistema di gestione dei casi.
• Comunicazione : invio di e-mail e notifiche automatizzate a clienti e membri del team.
• Casi inattivi : se i casi non hanno avuto alcuna attività dopo x giorni, puoi pubblicare automaticamente un messaggio
• Compleanni : Case Active invia automaticamente agli utenti anche gli auguri per i loro compleanni.

Benefici :

• Risparmio di tempo : il personale può concentrarsi su attività più complesse che richiedono il giudizio umano.
• Riduzione degli errori : elimina il rischio di errori di immissione manuale dei dati.
• Servizio clienti migliorato : garantisce una comunicazione tempestiva e coerente con i clienti.

Eliminare passaggi ripetibili

Sfruttando i modelli e l'automazione delle librerie, CaseActive può eliminare molti passaggi ripetibili nel processo di gestione dei casi:

• Assunzione iniziale di clienti :
  • Modelli : utilizza moduli di assunzione standard per raccogliere informazioni.
  • Automazione : popola automaticamente il sistema di gestione dei casi con i dati di assunzione.
• Preparazione del documento :
  • Modelli : crea una libreria di documenti legali standard.
  • Automazione : compilazione automatica dei documenti con i dettagli del cliente e del caso, riducendo i tempi di stesura.
• Gestione dei compiti :
  • Modelli : standardizza gli elenchi di attività per diversi tipi di casi.
  • Automazione : assegna automaticamente attività e imposta scadenze in base allo stato di avanzamento del caso.
• Aggiornamenti del cliente :
  • Modelli : prescrivi gli aggiornamenti quotidiani del client.
  • Automazione : pianifica l'invio automatico di aggiornamenti regolari man mano che il caso procede.

Strategia di implementazione

• Identifica attività ripetibili : controlla i flussi di lavoro correnti per identificare le attività eseguite ripetutamente.
• Sviluppa modelli : crea e testa modelli per queste attività per garantire che soddisfino standard e requisiti.
• Integra strumenti di automazione : utilizza le funzionalità di automazione integrate di CaseActive o integra strumenti di automazione di terze parti.
• Formare il personale : fornire formazione per garantire che il personale possa utilizzare i nuovi modelli e gli strumenti di automazione in modo efficace.
• Monitora e ottimizza : monitora le prestazioni del sistema e regola i modelli e le regole di automazione secondo necessità.

Mantenere i clienti coinvolti

Queste funzionalità aiutano a coinvolgere i clienti riducendo al minimo le attività manuali e mantenendo tutto ben gestito.

Conclusione

L'implementazione dei modelli di libreria e dell'automazione in CaseActive può portare a notevoli efficienze standardizzando i processi, riducendo il lavoro manuale e garantendo una qualità costante. Ciò migliora la produttività e consente ai professionisti di concentrarsi su attività di maggior valore, migliorando in definitiva il servizio clienti e i risultati dei casi.