CaseActive adalah sistem manajemen kasus yang dirancang untuk menyederhanakan alur kerja administratif. Menerapkan templat perpustakaan dan otomatisasi dalam sistem tersebut dapat meningkatkan efisiensi secara signifikan dengan meminimalkan tugas yang berulang, memastikan konsistensi, dan mengurangi kesalahan manusia.

Templat Perpustakaan

Templat perpustakaan adalah dokumen atau formulir yang telah dirancang sebelumnya dan dapat digunakan kembali yang menstandardisasi dan mengotomatiskan tugas sehari-hari. Dalam konteks CaseActive, templat ini mungkin mencakup:

• Dokumen
• Korespondensi
• Formulir Manajemen Kasus
• Tanda Tangan Berulang
• Tugas
• Catatan dan
• Postingan Umpan

Manfaat :

• Konsistensi : Memastikan semua dokumen mematuhi standar yang tegas dan persyaratan hukum.
• Efisiensi : Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyusun dokumen yang berulang.
• Akurasi : Meminimalkan kesalahan dengan menggunakan teks dan pemformatan yang telah disetujui sebelumnya.

Otomatisasi

Otomatisasi melibatkan penggunaan teknologi untuk melakukan tugas tanpa campur tangan manusia. Di CaseActive, otomatisasi dapat diterapkan ke berbagai proses:

• Pembuatan Dokumen : Secara otomatis mengisi templat dengan data khusus klien.
• Penjadwalan Tugas : Pengingat otomatis dan penetapan tugas berdasarkan jadwal kasus.
• Entri Data : Secara otomatis memasukkan data dari formulir ke dalam sistem manajemen kasus.
• Komunikasi : Mengirim email dan pemberitahuan otomatis ke klien dan anggota tim.
• Kasus Idle : Jika kasus tidak ada aktivitas apa pun setelah x hari, Anda dapat memposting pesan secara otomatis
• Ulang Tahun : Case Active juga mengirimkan ucapan selamat ulang tahun kepada pengguna secara otomatis.

Manfaat :

• Penghematan Waktu : Membebaskan staf untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih kompleks yang memerlukan penilaian manusia.
• Pengurangan Kesalahan : Menghilangkan risiko kesalahan entri data manual.
• Peningkatan Layanan Klien : Memastikan komunikasi yang tepat waktu dan konsisten dengan klien.

Memotong Langkah yang Dapat Diulang

Dengan memanfaatkan templat perpustakaan dan otomatisasi, CaseActive dapat menghilangkan banyak langkah berulang dalam proses manajemen kasus:

• Penerimaan Klien Awal :
  • Templat : Gunakan formulir penerimaan standar untuk mengumpulkan informasi.
  • Otomatisasi : Secara otomatis mengisi sistem manajemen kasus dengan data masuk.
• Persiapan Dokumen :
  • Templat : Buat perpustakaan dokumen hukum standar.
  • Otomatisasi : Isi otomatis dokumen dengan detail klien dan kasus, sehingga mengurangi waktu penyusunan.
• Manajemen tugas :
  • Templat : Standarisasi daftar tugas untuk jenis kasus berbeda.
  • Otomatisasi : Secara otomatis menetapkan tugas dan menetapkan tenggat waktu berdasarkan kemajuan kasus.
• Pembaruan Klien :
  • Templat : Pra-tulis pembaruan klien setiap hari.
  • Otomatisasi : Menjadwalkan pembaruan rutin untuk dikirim secara otomatis seiring perkembangan kasus.

Strategi Implementasi

• Identifikasi Tugas yang Dapat Diulang : Audit alur kerja saat ini untuk mengidentifikasi tugas yang dilakukan berulang kali.
• Kembangkan Templat : Buat dan uji templat untuk tugas-tugas ini untuk memastikannya memenuhi standar dan persyaratan.
• Integrasikan Alat Otomatisasi : Gunakan fitur otomatisasi bawaan CaseActive atau integrasikan alat otomatisasi pihak ketiga.
• Melatih Staf : Memberikan pelatihan untuk memastikan staf dapat menggunakan templat dan alat otomatisasi baru secara efektif.
• Pantau dan Optimalkan : Pantau kinerja sistem dan sesuaikan templat dan aturan otomatisasi sesuai kebutuhan.

Menjaga Klien tetap Terlibat

Fitur-fitur ini membantu klien tetap terlibat dengan meminimalkan tugas manual mereka dan menjaga semuanya tetap terkelola dengan baik.

Kesimpulan

Menerapkan templat perpustakaan dan otomatisasi di CaseActive dapat menghasilkan efisiensi yang signifikan dengan menstandardisasi proses, mengurangi tenaga kerja manual, dan memastikan kualitas yang konsisten. Hal ini meningkatkan produktivitas dan memungkinkan para profesional untuk fokus pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi, yang pada akhirnya meningkatkan layanan klien dan hasil kasus.