CaseActive est un système de gestion de cas conçu pour rationaliser les flux de travail administratifs. La mise en œuvre de modèles de bibliothèque et d'automatisation dans de tels systèmes peut améliorer considérablement l'efficacité en minimisant les tâches répétitives, en garantissant la cohérence et en réduisant les erreurs humaines.

Modèles de bibliothèque

Les modèles de bibliothèque sont des documents ou des formulaires préconçus et réutilisables qui standardisent et automatisent les tâches quotidiennes. Dans le contexte de CaseActive, ces modèles peuvent inclure :

• Documents
• Correspondance
• Formulaires de gestion de cas
• Signatures répétitives
• Tâches
• Remarques et
• Publications dans le fil

Avantages :

• Cohérence : garantit que tous les documents respectent les normes du cabinet et les exigences légales.
• Efficacité : Réduit le temps passé à rédiger des documents répétitifs.
• Précision : minimise les erreurs en utilisant du texte et un formatage pré-approuvés.

Automatisation

L'automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer des tâches sans intervention humaine. Dans CaseActive, l'automatisation peut être appliquée à différents processus :

• Génération de documents : remplissage automatique des modèles avec des données spécifiques au client.
• Planification des tâches : rappels automatisés et attributions de tâches basées sur les délais des cas.
• Saisie de données : saisie automatique des données des formulaires dans le système de gestion de cas.
• Communication : Envoi d'e-mails et de notifications automatisés aux clients et aux membres de l'équipe.
• Requêtes inactives : si les requêtes n'ont eu aucune activité après x jours, vous pouvez publier automatiquement un message
• Anniversaires : Case Active envoie également automatiquement des vœux aux utilisateurs pour leur anniversaire.

Avantages :

• Gain de temps : permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus complexes qui nécessitent un jugement humain.
• Réduction des erreurs : élimine le risque d’erreurs de saisie manuelle des données.
• Service client amélioré : Assure une communication rapide et cohérente avec les clients.

Supprimer les étapes répétables

En tirant parti des modèles de bibliothèque et de l'automatisation, CaseActive peut supprimer de nombreuses étapes reproductibles dans le processus de gestion des cas :

• Prise de clients initiale :
  • Modèles : utilisez des formulaires d’admission standard pour recueillir des informations.
  • Automatisation : remplissez automatiquement le système de gestion des cas avec les données d'admission.
• Préparation des documents :
  • Modèles : Créez une bibliothèque de documents juridiques standards.
  • Automatisation : remplissez automatiquement les documents avec les détails du client et du dossier, réduisant ainsi le temps de rédaction.
• Gestion des tâches :
  • Modèles : standardisez les listes de tâches pour différents types de cas.
  • Automatisation : attribuez automatiquement des tâches et fixez des délais en fonction de l'avancement du dossier.
• Mises à jour des clients :
  • Modèles : pré-écrivez les mises à jour quotidiennes du client.
  • Automatisation : Planifiez des mises à jour régulières qui seront envoyées automatiquement au fur et à mesure de l'avancement du dossier.

Stratégie de mise en œuvre

• Identifier les tâches répétables : auditez les flux de travail actuels pour identifier les tâches effectuées à plusieurs reprises.
• Développer des modèles : créez et testez des modèles pour ces tâches afin de vous assurer qu'elles répondent aux normes et aux exigences.
• Intégrez les outils d'automatisation : utilisez les fonctionnalités d'automatisation intégrées de CaseActive ou intégrez des outils d'automatisation tiers.
• Former le personnel : offrir une formation pour garantir que le personnel peut utiliser efficacement les nouveaux modèles et outils d'automatisation.
• Surveiller et optimiser : surveillez les performances du système et ajustez les modèles et les règles d'automatisation si nécessaire.

Garder les clients engagés

Ces fonctionnalités aident à maintenir l'engagement des clients en minimisant leurs tâches manuelles et en gardant tout bien géré.

Conclusion

La mise en œuvre de modèles de bibliothèque et de l'automatisation dans CaseActive peut conduire à des gains d'efficacité significatifs en standardisant les processus, en réduisant le travail manuel et en garantissant une qualité constante. Cela améliore la productivité et permet aux professionnels de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi le service client et les résultats des dossiers.