CaseActive es un sistema de gestión de casos diseñado para optimizar los flujos de trabajo administrativos. La implementación de plantillas de biblioteca y la automatización en dichos sistemas puede mejorar significativamente la eficiencia al minimizar las tareas repetitivas, garantizar la coherencia y reducir el error humano.

Plantillas de biblioteca

Las plantillas de biblioteca son documentos o formularios reutilizables y prediseñados que estandarizan y automatizan las tareas cotidianas. En el contexto de CaseActive, estas plantillas pueden incluir:

• Documentos
• Correspondencia
• Formularios de gestión de casos
• Firmas repetitivas
• Tareas
• Notas y
• Publicaciones en feeds

Beneficios :

• Consistencia : Garantiza que todos los documentos cumplan con estándares firmes y requisitos legales.
• Eficiencia : Reduce el tiempo dedicado a redactar documentos repetitivos.
• Precisión : Minimiza los errores mediante el uso de texto y formato previamente aprobados.

Automatización

La automatización implica el uso de tecnología para realizar tareas sin intervención humana. En CaseActive, la automatización se puede aplicar a varios procesos:

• Generación de documentos : completar automáticamente plantillas con datos específicos del cliente.
• Programación de tareas : recordatorios automatizados y asignaciones de tareas basadas en cronogramas de casos.
• Entrada de datos : Introducción automática de datos de formularios en el sistema de gestión de casos.
• Comunicación : envío de correos electrónicos y notificaciones automatizados a clientes y miembros del equipo.
• Casos inactivos : si los casos no han tenido ninguna actividad después de x días, puede publicar un mensaje automáticamente
• Cumpleaños : Case Active también envía deseos a los usuarios en sus cumpleaños automáticamente.

Beneficios :

• Ahorro de tiempo : libera al personal para que pueda concentrarse en tareas más complejas que requieren criterio humano.
• Reducción de errores : Elimina el riesgo de errores en la entrada manual de datos.
• Servicio al cliente mejorado : garantiza una comunicación oportuna y consistente con los clientes.

Eliminando pasos repetibles

Al aprovechar las plantillas de biblioteca y la automatización, CaseActive puede eliminar muchos pasos repetibles en el proceso de gestión de casos:

• Entrada inicial de clientes :
  • Plantillas : utilice formularios de admisión estándar para recopilar información.
  • Automatización : complete automáticamente el sistema de gestión de casos con datos de admisión.
• Preparación del documento :
  • Plantillas : cree una biblioteca de documentos legales estándar.
  • Automatización : complete automáticamente documentos con detalles del cliente y del caso, lo que reduce el tiempo de redacción.
• Administración de tareas :
  • Plantillas : estandarice listas de tareas para diferentes tipos de casos.
  • Automatización : asigne tareas automáticamente y establezca plazos según el progreso del caso.
• Actualizaciones del cliente :
  • Plantillas : escriba previamente las actualizaciones diarias del cliente.
  • Automatización : programe actualizaciones periódicas que se enviarán automáticamente a medida que avanza el caso.

Estrategia de implementacion

• Identificar tareas repetibles : Audite los flujos de trabajo actuales para identificar las tareas realizadas repetidamente.
• Desarrollar plantillas : cree y pruebe plantillas para estas tareas para garantizar que cumplan con los estándares y requisitos.
• Integre herramientas de automatización : utilice las funciones de automatización integradas de CaseActive o integre herramientas de automatización de terceros.
• Capacitar al personal : brinde capacitación para garantizar que el personal pueda utilizar las nuevas plantillas y herramientas de automatización de manera efectiva.
• Supervisar y optimizar : supervise el rendimiento del sistema y ajuste las plantillas y las reglas de automatización según sea necesario.

Mantener a los clientes comprometidos

Estas funciones ayudan a mantener a los clientes interesados al minimizar sus tareas manuales y mantener todo bien administrado.

Conclusión

La implementación de plantillas de biblioteca y automatización en CaseActive puede generar eficiencias significativas al estandarizar procesos, reducir el trabajo manual y garantizar una calidad constante. Esto mejora la productividad y permite a los profesionales centrarse en tareas de mayor valor y, en última instancia, mejorar el servicio al cliente y los resultados de los casos.