CaseActive ist ein Fallmanagementsystem zur Optimierung administrativer Arbeitsabläufe. Die Implementierung von Bibliotheksvorlagen und Automatisierung in solchen Systemen kann die Effizienz erheblich steigern, indem sich wiederholende Aufgaben minimiert, Konsistenz sichergestellt und menschliche Fehler reduziert werden.

Bibliotheksvorlagen

Bibliotheksvorlagen sind vorgefertigte, wiederverwendbare Dokumente oder Formulare, die alltägliche Aufgaben standardisieren und automatisieren. Im Kontext von CaseActive können diese Vorlagen Folgendes umfassen:

• Unterlagen
• Korrespondenz
• Fallmanagement-Formulare
• Wiederholte Signaturen
• Aufgaben
• Hinweise und
• Feed-Beiträge

Vorteile :

• Konsistenz : Stellt sicher, dass alle Dokumente den Unternehmensstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Effizienz : Reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung sich wiederholender Dokumente.
• Genauigkeit : Minimiert Fehler durch die Verwendung von vorab genehmigtem Text und Formatierung.

Automatisierung

Bei der Automatisierung werden Technologie und Prozesse eingesetzt, um Aufgaben ohne menschliches Eingreifen auszuführen. In CaseActive kann die Automatisierung auf verschiedene Prozesse angewendet werden:

• Dokumentgenerierung : Automatisches Befüllen von Vorlagen mit kundenspezifischen Daten.
• Aufgabenplanung : Automatische Erinnerungen und Aufgabenzuweisungen basierend auf Fallzeitplänen.
• Dateneingabe : Automatische Eingabe von Daten aus Formularen in das Fallmanagementsystem.
• Kommunikation : Senden automatisierter E-Mails und Benachrichtigungen an Kunden und Teammitglieder.
• Inaktive Fälle : Wenn in Fällen nach x Tagen keine Aktivität stattgefunden hat, können Sie automatisch eine Nachricht posten.
• Geburtstage : Case Active sendet Benutzern auch automatisch Glückwünsche zu ihren Geburtstagen.

Vorteile :

• Zeitersparnis : Das Personal hat mehr Zeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
• Fehlerreduzierung : Eliminiert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
• Verbesserter Kundenservice : Gewährleistet eine zeitnahe und konsistente Kommunikation mit Kunden.

Wiederholbare Schritte ausschließen

Durch die Nutzung von Bibliotheksvorlagen und Automatisierung kann CaseActive viele wiederholbare Schritte im Fallmanagementprozess eliminieren:

• Erste Kundenaufnahme :
  • Vorlagen : Verwenden Sie standardmäßige Aufnahmeformulare, um Informationen zu sammeln.
  • Automatisierung : Füllen Sie das Fallmanagementsystem automatisch mit Aufnahmedaten.
• Dokumentenvorbereitung :
  • Vorlagen : Erstellen Sie eine Bibliothek mit standardmäßigen Rechtsdokumenten.
  • Automatisierung : Füllen Sie Dokumente automatisch mit Kunden- und Falldetails aus und verkürzen Sie so die Erstellungszeit.
• Aufgabenmanagement :
  • Vorlagen : Standardisieren Sie Aufgabenlisten für verschiedene Falltypen.
  • Automatisierung : Weisen Sie Aufgaben automatisch zu und legen Sie Fristen basierend auf dem Fallfortschritt fest.
• Client-Updates :
  • Vorlagen : Schreiben Sie tägliche Client-Updates vorab.
  • Automatisierung : Planen Sie regelmäßige Updates, die automatisch gesendet werden, je nach Fortgang des Falls.

Umsetzungsstrategie

• Wiederholbare Aufgaben identifizieren : Überprüfen Sie aktuelle Arbeitsabläufe, um wiederholt ausgeführte Aufgaben zu identifizieren.
• Vorlagen entwickeln : Erstellen und testen Sie Vorlagen für diese Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie den Standards und Anforderungen entsprechen.
• Integrieren Sie Automatisierungstools : Verwenden Sie die integrierten Automatisierungsfunktionen von CaseActive oder integrieren Sie Automatisierungstools von Drittanbietern.
• Mitarbeiter schulen : Bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Vorlagen und Automatisierungstools effektiv nutzen können.
• Überwachen und optimieren : Überwachen Sie die Leistung des Systems und passen Sie Vorlagen und Automatisierungsregeln nach Bedarf an.

Kundenbindung aufrechterhalten

Diese Funktionen tragen dazu bei, die Kundenbindung aufrechtzuerhalten, indem sie die manuellen Aufgaben der Kunden minimieren und für eine gute Verwaltung sorgen.

Abschluss

Die Implementierung von Bibliotheksvorlagen und Automatisierung in CaseActive kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen, indem Prozesse standardisiert, manuelle Arbeit reduziert und gleichbleibende Qualität sichergestellt wird. Dies steigert die Produktivität und ermöglicht es Fachleuten, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, was letztendlich den Kundenservice und die Fallergebnisse verbessert.