CaseActive هو نظام لإدارة الحالات مصمم لتبسيط سير العمل الإداري. يمكن أن يؤدي تنفيذ قوالب المكتبة والأتمتة في مثل هذه الأنظمة إلى تعزيز الكفاءة بشكل كبير عن طريق تقليل المهام المتكررة، وضمان الاتساق، وتقليل الأخطاء البشرية.

قوالب المكتبة

قوالب المكتبة عبارة عن مستندات أو نماذج مصممة مسبقًا وقابلة لإعادة الاستخدام تعمل على توحيد المهام اليومية وأتمتتها. في سياق CaseActive، قد تتضمن هذه القوالب ما يلي:

• وثائق
• مراسلة
• نماذج إدارة الحالة
• التوقيعات المتكررة
• مهام
• ملاحظات و
• منشورات الخلاصة

فوائد :

• الاتساق : يضمن التزام جميع المستندات بالمعايير الثابتة والمتطلبات القانونية.
• الكفاءة : تقليل الوقت المستغرق في صياغة المستندات المتكررة.
• الدقة : يقلل الأخطاء باستخدام النص والتنسيق المعتمدين مسبقًا.

أتمتة

تتضمن الأتمتة استخدام التكنولوجيا لأداء المهام دون تدخل بشري. في CaseActive، يمكن تطبيق الأتمتة على عمليات مختلفة:

• إنشاء المستندات : تعبئة القوالب تلقائيًا ببيانات خاصة بالعميل.
• جدولة المهام : التذكيرات الآلية وتعيينات المهام بناءً على الجداول الزمنية للحالة.
• إدخال البيانات : إدخال البيانات تلقائيًا من النماذج إلى نظام إدارة الحالة.
• الاتصال : إرسال رسائل بريد إلكتروني وإشعارات آلية للعملاء وأعضاء الفريق.
• الحالات الخاملة : إذا لم يكن للحالات أي نشاط بعد x من الأيام، فيمكنك نشر رسالة تلقائيًا
• أعياد الميلاد : يرسل Case Active أيضًا التمنيات للمستخدمين في أعياد ميلادهم تلقائيًا.

فوائد :

• توفير الوقت : يحرر الموظفين للتركيز على المهام الأكثر تعقيدًا التي تتطلب الحكم البشري.
• تقليل الأخطاء : يزيل مخاطر أخطاء إدخال البيانات يدويًا.
• تحسين خدمة العملاء : ضمان التواصل المستمر وفي الوقت المناسب مع العملاء.

الاستغناء عن الخطوات المتكررة

من خلال الاستفادة من قوالب المكتبة والأتمتة، يمكن لـ CaseActive قطع العديد من الخطوات المتكررة في عملية إدارة الحالة:

• المدخول الأولي للعميل :
  • القوالب : استخدم نماذج القبول القياسية لجمع المعلومات.
  • الأتمتة : تعبئة نظام إدارة الحالة تلقائيًا ببيانات القبول.
• إعداد الوثيقة :
  • القوالب : إنشاء مكتبة من المستندات القانونية القياسية.
  • الأتمتة : تعبئة المستندات تلقائيًا بتفاصيل العميل والحالة، مما يقلل وقت الصياغة.
• ادارة المهام :
  • القوالب : توحيد قوائم المهام لأنواع الحالات المختلفة.
  • الأتمتة : تعيين المهام تلقائيًا وتحديد المواعيد النهائية بناءً على تقدم الحالة.
• تحديثات العميل :
  • القوالب : قم بالكتابة المسبقة لتحديثات العميل اليومية.
  • الأتمتة : قم بجدولة التحديثات المنتظمة ليتم إرسالها تلقائيًا مع تقدم الحالة.

استراتيجية التنفيذ

• تحديد المهام المتكررة : قم بمراجعة سير العمل الحالي لتحديد المهام التي يتم تنفيذها بشكل متكرر.
• تطوير القوالب : قم بإنشاء واختبار القوالب لهذه المهام للتأكد من أنها تلبي المعايير والمتطلبات.
• دمج أدوات الأتمتة : استخدم ميزات الأتمتة المضمنة في CaseActive أو قم بدمج أدوات الأتمتة التابعة لجهات خارجية.
• تدريب الموظفين : توفير التدريب لضمان قدرة الموظفين على استخدام القوالب وأدوات التشغيل الآلي الجديدة بفعالية.
• المراقبة والتحسين : مراقبة أداء النظام وضبط القوالب وقواعد الأتمتة حسب الحاجة.

الحفاظ على تفاعل العملاء

تساعد هذه الميزات في الحفاظ على تفاعل العملاء من خلال تقليل مهامهم اليدوية والحفاظ على إدارة كل شيء بشكل جيد.

خاتمة

يمكن أن يؤدي تنفيذ قوالب المكتبة والأتمتة في CaseActive إلى كفاءات كبيرة من خلال توحيد العمليات وتقليل العمل اليدوي وضمان الجودة المتسقة. وهذا يعزز الإنتاجية ويسمح للمحترفين بالتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين خدمة العملاء ونتائج الحالة.